O adiantamento de recursos poderá ser concedido para atender única e exclusivamente a efetivação de despesas com táxi, material de consumo, passagens rodoviária, aérea ou marítima, com vistas a viabilizar o desenvolvimento de atividades peculiares previstas no plano de trabalho do projeto.
Obs 1: Quando o projeto for financiado com recursos públicos (vinculado) as despesas acima referidas somente poderão ser realizadas fora de cidade do Salvador, sob pena de serem glosadas e os recursos devolvidos ao financiador.
Obs 2: Os projetos autofinanciados ou financiados com recursos oriundos de instituições privadas nacionais ou internacionais (projetos livres), embora possam efetuar gastos na cidade do Salvador, também ficam limitados a utilizar os recursos do adiantamento para a realização das despesas referidas no parágrafo introdutório.
Vale ressaltar que:
1. A concessão do adiantamento estará condicionada à existência, no seu projeto, das rubricas 007- MATERIAL DE CONSUMO e 091- SERVIÇOS DE TERCEIROS PESSOA JURÍDICA, bem como de saldo orçamentário e financeiro. Esclarecemos que órgãos dos Governo Federal, Estadual e Municipal, não recomendam a utilização de adiantamentos pelo fato de as Fundações serem obrigadas a pagar diretamente aos fornecedores (IN 01/97) e pela possibilidade de o(a) favorecido(a) realizar despesas não condizentes com o objeto do projeto.
2. Não é permitido utilizar os recursos do adiantamento, para:
- aquisição de EQUIPAMENTOS/MATERIAL PERMANENTE
- pagamento de PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS PESSOA FÍSICA
- pagamento de PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS PESSOA JURÍDICA, exceto os casos previstos no parágrafo inicial
- compra de BEBIDAS ALCOÓLICAS
- despesas não previstas no PLANO DE TRABALHO
- despesas cujos valores ultrapassem os limites orçamentários das rubricas previstas (007- material de consumo e 091- serviços de terceiros pessoa jurídica)
Obs: A impossibilidade de utilizar os recursos oriundos de adiantamento para a realização de despesas relativas a serviços de terceiros pessoa física ou jurídica (exceto nos casos indicados no parágrafo inicial) decorre da obrigatoriedade da FAPEX em reter e recolher os impostos, quando do pagamento de prestadores de serviços e/ou de Notas Fiscais/Faturas de serviços emitidos em nome desta.
3. Será concedido apenas 01 (um) adiantamento, por projeto, no valor máximo de R$1.000,00 (hum mil reais), salvo em casos excepcionais, que serão analisados pelo Gerente de Acompanhamentos de Projeto.
4. Para solicitar o adiantamento V.Sa. deverá preencher todos os campos do FORMULÁRIO ESPECÍFICO
, digitado em azul e, em seguida, imprimi-lo em 02 (duas) vias, datá-lo, assiná-lo e encaminhá-lo ao técnico que acompanha o seu projeto, na FAPEX.
Quando houver previsão de gasto dos recursos do adiantamento nas duas rubricas (007- Material de Consumo e 091- Serviços de Terceiros Pessoa Jurídica*) deverá ser preenchido e encaminhado à FAPEX, um FORMULÁRO DE SOLICITAÇÃO DE ADIANTAMENTO para cada uma delas Esclarecemos que e a soma dos gastos, nas duas rubricas, não poderá ultrapassar o valor de R$ 1.000,00 (hum mil reais). * nos casos referidos no parágrafo inicial
Para prestar contas do adiantamento V.Sa. deverá fazer o download do FORMULÁRIO DE COMPROVAÇÃO DE DESPESAS EFETUADAS COM RECURSOS DE ADIANTAMENTO, no site da FAPEX, preencher corretamente todos os campos pertinentes, imprimi-lo, datá-lo , assiná-lo e encaminhá-lo ao técnico que acompanha o seu projeto, juntamente com as NOTAS FISCAIS comprobatórias das despesas efetuadas. Lembramos que a soma dos valores das NOTAS FISCAIS apresentadas deverá corresponder ao total das despesas realizadas.
Caso o total das despesas efetuadas seja inferior ao valor do adiantamento concedido, V.Sa. deverá devolver o saldo remanescente, na Tesouraria da FAPEX e receber um comprovante que também passará a integrar a documentação da prestação de contas.
Esclarecemos que a prestação de contas do adiantamento só poderá ser realmente considerada como aceita após análise e aprovação do agente financiador do projeto.
5. O adiantamento de recursos solicitado será liberado através de cheque nominal ao favorecido, que será entregue na Tesouraria da FAPEX, no prazo de 02 (dois) dias úteis após a entrada da solicitação, no protocolo.
6. O documento oficial, a ser encaminhado à FAPEX, quando da prestação de contas do adiantamento, é a NOTA FISCAL, que deve se enquadrar nas condições descritas a seguir:
- ser emitida, obrigartoriamente, em nome da FAPEX e conter o seu CNPJ;
- ser emitida dentro do prazo de validade indicado no corpo desta;
- apresentar data posterior àquela da emissão do cheque de liberação do adiantamento e anterior à da entrega da prestação de contas;
- estar sem emendas ou rasuras;
- ser atestada pelo Coordenador da seguinte forma: “ DECLARO QUE OS SERVIÇOS FORAM PRESTADOS”, nos casos referentes à prestação de serviços pessoa jurídica (especificados no parágrafo inicial) e “ DECLARO QUE RECEBI OS MATERIAIS”, no caso de aquisição de material de consumo ;
- apresentar o carimbo identificador, data e assinatura do Coordenador do projeto
OBS. 1 : O CUPOM FISCAL também poderá ser aceito, em substituição à Nota Fiscal .
OBS.2 : Se o adiantamento de recursos for solicitado em nome de alguém autorizado pelo Coordenador, através de ofício encaminhado à FAPEX, juntamente com o formulário, as NOTAS FISCAIS deverão ser atestadas, carimbadas, datadas e assinadas pelo favorecido.
8. Caso sejam apresentados RECIBOS DE TAXI, estes deverão estar datados, assinados e com todos os campos preenchidos, inclusive o itinerário.
9. O prazo máximo para utilização e prestação de contas dos recursos do adiantamento será de 30 (trinta) dias, a contar da data do recebimento do cheque, na Tesouraria da FAPEX.
10. A liberação de um novo adiantamento para um mesmo projeto estará condicionada à prestação de contas do adiantamento que estiver pendente.
11. O Coordenador do Projeto é o responsável pela reposição dos recursos do projeto liberados sob a forma de adiantamento, quando não houver a prestação de contas no prazo previsto ou ocorrer glosa de alguma despesa efetuada.