O REEMBOLSO DE DESPESAS poderá ser concedido quando forem concernentes à gastos efetuado com táxi, aquisição de material de consumo e de passagens (aérea, rodoviária e/ou marítima), imprescindivéis ao desenvolvimento de atividades peculiares, previstas no plano de trabalho do projeto.
Obs1: Quando o projeto for financiado com recursos públicos (vinculado) as despesas acima referidas somente poderão ser realizadas fora da cidade do Salvador, sob pena de serem glosados e os recursos devolvidos ao financiador.
Obs2: Os projetos autofinanciados ou financiados com recursos oriundos de instituições privadas nacionais ou internacionais (projetos livres), embora possam efetuar gastos na cidade do Salvador, também ficam limitados a realizar, única e exclusivamente, as despesas referidas no parágrafo introdutório.
Para solicitar o REEMBOLSO DE DESPESAS, V.Sa. deverá preencher todos os campos pertinentes ao FORMULÁRIO DE SOLICITAÇÃO DE REEMBOLSO e, em seguida, imprimí-lo, assiná-lo e encaminhá-lo ao técnico que acompanha o seu projeto, juntamente com as NOTAS FISCAIS comprobatórias das despesas efetuadas.
Ressaltamos que:
1. O REEMBOLSO DE DESPESAS está condicionado à existência, no projeto, das rubricas 007- MATERIAL DE CONSUMO e 091- SERVIÇOS DE TERCEIROS PESSOA JURÍDICA (casos especificados no parágrafo introdutório), bem como de saldo orçamentário e financeiro.
2. O valor do REEMBOLSO não deverá ser superior a R$ 2.000,00 (dois mil reais), salvo em casos excepcionais, que serão analisados pelo Gerente de Acompanhamento de Projetos.
3. As solicitações de REEMBOLSO DE DESPESAS só poderão ser encaminhadas à FAPEX dentro do período de vigência do projeto.
4. O REEMBOLSO DE DESPESAS poderá ser solicitado em nome de alguém (preferencialmente integrante da equipe que desenvolve o projeto) autorizado pelo Coordenador através de ofício encaminhado à FAPEX. Neste caso, as Notas Fiscais deverão ser atestadas pelo beneficiário.
5. Em obediência às disposições legais vigentes, bem como à determinação de diferentes instituições financiadoras de projetos, não poderão ser reembolsadas despesas relativas a:
- pagamento de PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS PESSOA FÍSICA *
- pagamento de PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS PESSOA JURÍDICA **
- compra de BEBIDAS ALCOÓLICAS
- despesas não previstas no plano de trabalho (projetos financiados com recursos públicos)
- despesas cujos valores ultrapasse os limites orçamentários das rubricas previstas (007- MATERIAL DE CONSUMO E 091- SERVIÇOS DE TERCEIROS PESSOA JURÍDICA)
*
** - A impossibilidade de se solicitar reembolso de despesas relativas a serviços de terceiros pessoa física ou jurídica (exceto nos casos indicados no parágrafo inicial) decorre da obrigatoriedade da FAPEX em reter e recolher os impostos, quando do pagamento de prestadores de serviços e/ou Notas Fiscais/Faturas de serviços emitidos em nome desta.
6. Os RECIBOS DE TÁXI apresentados deverão estar datados, assinados e com todos os campos preenchidos, inclusive o concorrente ao itinerário.
7. O documento fiscal a ser encaminhado á FAPEX, quando da solicitação do REEMBOLSO DE DESPESAS é a Nota Fiscal, que deve se enquadrar nas condições descritas a seguir:
- ser emitida em nome da FAPEX e constar o CNPJ desta, nos casos de projetos financiados com recursos públicos;
- ser emitida em nome da FAPEX, do Coordenador ou de alguém por ele designado (nos casos de projetos livres);
- ser emitida dentro do prazo de validade indicado no corpo desta;
- apresentar data anterior àquela de solicitação do reembolso e dentro do período de vigência do projeto;
- estar sem emendas ou rasuras;
- ser atestada pelo Coordenador da seguinte forma "DECLARO QUE RECEBI OS MATERIAIS", nos casos de aquisição de consumo ou "DECLARO QUE OS SERVIÇOS FORAM PRESTADOS", nos casos referentes à prestação de serviços pessoa jurídica, especificados no paragráfo inicial.
- apresentar o carimbo identificador, data e assinatura do Coordenador do Projeto.
Obs: O CUPOM FISCAL também poderá ser aceito, em substituição à NOTA FISCAL.
8. Orgãos dos Governos Federal, Estadual e Municipal recomendam que os REEMBOLSOS DE DESPESAS somente sejam praticados em situações especiais, não somente pelo faro de as Fundações serem obrigadas a pagar diretamente aos fornecedores (IN 01/97) mas também pela possibilidade de o (a) favorecido (a) realizar despesas não condizentes com o objeto do projeto.